LA GESTIONE IN DIGITALE AUMENTA LA PRODUTTIVITà

Scansoft realizza il sogno di un'organizzazione snella ed informatizzata


“La scansione, nell’ambito informatico, è il processo di digitalizzazione di un documento cartaceo, ovvero il passaggio di dati da un documento cartaceo a uno informatico in forma digitale. I vantaggi possono essere notevoli, sia per il salvataggio dei dati che per la loro conservazione e copia."

"Si ottiene la scansione di un documento utilizzando un apposito dispositivo chiamato scanner, un analizzatore ottico che trasforma l’immagine letta in segnali digitali, che deve essere collegato a un computer che a sua volta memorizza il documento.”
                                                                                                                                                                                                                                      (https://it.wikipedia.org/wiki/Scansione).



Questo processo permette di immagazzinare Archivi di Documenti Cartacei che occuperebbero uno spazio consistente, riversandoli su cd o in dispositivi di archiviazione dati di dimensioni ridotte (chiavette usb, direttamente sul PC oppure direttamente via web).

Oltre al vantaggio di avere i file in uno spazio ridotto e sempre a portata di mano, ordinati per anno, data…, si riducono tempi e costi dell’azienda.                Basta pensare allo spreco di tempo che un’operatore impiega a consultare un archivio cartaceo; il tempo per raggiungere l’archivio, trovare, fotocopiare, quindi tornare in ufficio e magari fotocopiare nuovamente il cartaceo, ritornare in archivio, riporre il documento e via dicendo.

Non tutti gli archivi sono a portata di mano: a volte sono dislocati in sottotetti o in cantine e box, ambienti che per la maggior parte delle volte non rispettano norme di sicurezza, creando possibili inconvenienti sia all’operatore che al datore di lavoro.                                                                                Con l’ Archiviazione Ottica di Scansoft tutto questo è risolto.                                                                                                                                          L'archivio sarà a portata di clic ogni qual volta ci sia necessità di consultare un documento oppure inoltrarne per mail una copia già digitale,         eliminando i rischi sia per l'azienda che per gli operatori.

Altro aspetto di notevole risparmio è l’eliminazione di un affitto per il deposito: si pensi ad un ufficio in città, dove lo spazio è limitato e l'azienda è costretta ad affittarne uno a costi elevati (soprattutto se calcolati nell’arco della durata di una attività).                                                                                Con l’Archiviazione Ottica questi costi non ci saranno più, ottenendo un risparmio importante da subito e a lungo termine.

Quale destinazione per l' Archivio Cartaceo scansionato?
La Triturazione Certificata con riciclo della carta e certezza della distruzione, oppure lo Stoccaggio in ambienti messi a disposizione dalla Scansoft.


Tutte le aziende, dalle più piccole e semplici alle più grandi e complesse, hanno un sogno: rendere i processi interni più veloci, poterli snellire per essere sempre pronti a correre in un mercato dove chi si ferma è perduto.                                                                                                                                           È qui che interviene Scansoft ad eliminare i flussi cartacei in entrata rendendoli da subito Documenti Digitali ed eliminanod gli Archivi Cartacei.

Poter gestire e amministrare ogni informazione, ogni processo produttivo, ogni procedura in corso, perfino lo stato di ogni attività e individuare da subito le criticità e le responsabilità. Sono queste le problematiche che ogni giorno le aziende devono affrontare.

La mission di Scansoft è di proporre un efficace alleggerimento del carico di documenti da gestire in entrata e in uscita. Inoltre considerate la pesantezza di certi processi aziendali: sapere sempre chi si occupa di cosa e quali sono le tempistiche può rivelarsi fondamentale. Per non parlare poi dell' automatizzazione delle procedure ricorsive, un'innovazione che aiuta a liberare risorse e consolidare i processi.

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